Pour organiser son travail en amont de son d\u00e9part en vacances, il est recommand\u00e9 de commencer par prioriser ses t\u00e2ches. Mais comment trouver sa propre organisation\u2009?<\/p>\n
La premi\u00e8re \u00e9tape consiste \u00e0 dresser une liste des t\u00e2ches \u00e0 r\u00e9aliser. Cette \u00e9num\u00e9ration doit inclure toutes les missions \u00e0 remplir pendant l\u2019absence du collaborateur. Ensuite, il s\u2019agit de d\u00e9terminer le niveau d\u2019urgence de chacune d\u2019elle en fonction des objectifs \u00e0 court et \u00e0 long terme.<\/p>\n
Les t\u00e2ches qui contribuent directement \u00e0 l\u2019atteinte des objectifs sont \u00e0 consid\u00e9rer comme plus importantes que les autres. Celles qui doivent \u00eatre effectu\u00e9es imm\u00e9diatement ou dans un d\u00e9lai tr\u00e8s court, comme plus urgentes que les autres. Enfin, les moins urgentes peuvent \u00eatre report\u00e9es au retour au bureau.<\/p>\n
Une fois que l\u2019importance et l\u2019urgence de chaque t\u00e2che sont \u00e9tablies, il faut les classer par ordre de priorit\u00e9. Les t\u00e2ches les plus importantes et urgentes doivent bien s\u00fbr \u00eatre trait\u00e9es en premier lieu. Cette priorisation aidera les futurs vacanciers \u00e0 se concentrer sur les actions primordiales avant leur d\u00e9part en cong\u00e9. De plus, elle minimise le stress associ\u00e9 au travail.<\/p>\n
Lorsqu\u2019il s\u2019agit de prendre des cong\u00e9s, certains peuvent \u00eatre inquiets \u00e0 l\u2019id\u00e9e d\u2019interrompre une activit\u00e9 en cours. En effet, le fonctionnement de l\u2019entreprise ne s\u2019arr\u00eate pas durant leurs cong\u00e9s. Certaines t\u00e2ches n\u00e9cessitent d\u2019\u00eatre finalis\u00e9es \u00e0 temps pour mener \u00e0 bien un projet. Il est donc important pour le bien-\u00eatre des collaborateurs de planifier des \u00e9ch\u00e9ances.<\/p>\n
Si possible, les t\u00e2ches importantes dont l\u2019\u00e9ch\u00e9ance est fix\u00e9e pendant leur absence doivent \u00eatre trait\u00e9es avant leur d\u00e9part. Sinon, elles devront \u00eatre report\u00e9es \u00e0 des dates ult\u00e9rieures \u00e0 la p\u00e9riode des vacances. Afin de ne rien oublier, il est possible de s\u2019aider d\u2019outils de planification tels qu\u2019un agenda \u00e9lectronique partag\u00e9 ou des applications de gestion de projet. De m\u00eame, il convient de s\u2019assurer que le rangement des dossiers a \u00e9t\u00e9 fait en amont de son d\u00e9part en vacances et que le rempla\u00e7ant pourra retrouver facilement ce qu\u2019il cherche.<\/p>\n
Dernier pr\u00e9paratif, les collaborateurs peuvent modifier leur signature de mail pour indiquer leurs dates de d\u00e9part en cong\u00e9, mais aussi de retour, afin que leurs interlocuteurs (partenaires, clients…) soient, eux aussi, avertis.<\/p>\n
Prendre le temps de g\u00e9rer ces \u00e9ch\u00e9ances peut sembler fastidieux. Pourtant, cela permet aux collaborateurs de revenir au bureau avec une vision claire des questions \u00e0 traiter et de gagner en efficacit\u00e9 d\u00e8s la reprise. En effet, ils seront plus sereins et g\u00e9reront mieux leur temps et leur charge de travail, entra\u00eenant un impact positif sur leur satisfaction au bureau et leur sentiment d\u2019accomplissement.<\/p>\n
La communication est la cl\u00e9 pour organiser efficacement son travail avant de prendre ses cong\u00e9s. \u00c9changer avec ses coll\u00e8gues permet de s\u2019assurer que toutes les t\u00e2ches seront prises en charge et d\u2019\u00eatre inform\u00e9 sur les points importants des dossiers en cours et des activit\u00e9s en attente. La communication aide ainsi \u00e0 pr\u00e9venir les malentendus et \u00e0 anticiper les \u00e9ventuels probl\u00e8mes.<\/p>\n
Les collaborateurs savent ainsi que tout se passera bien durant leur absence. En plus de conna\u00eetre les dates de d\u00e9part et de retour du futur vacancier, son ou ses suppl\u00e9ants doivent \u00e9galement disposer de toutes les donn\u00e9es n\u00e9cessaires afin de poursuivre l\u2019activit\u00e9. Cette interaction entre coll\u00e8gues renforcera d\u2019autant plus la coh\u00e9sion et la collaboration au sein d\u2019une \u00e9quipe.<\/p>\n
Pour que tous les collaborateurs aient une vision d\u2019ensemble des dates de cong\u00e9 de leurs coll\u00e8gues, il est possible de s\u2019\u00e9quiper d\u2019un planning. Ce type d\u2019affichage offre une repr\u00e9sentation visuelle tr\u00e8s pratique. De m\u00eame, un tableau blanc sur lequel sont coll\u00e9es des notes color\u00e9es repositionnables permet une communication des priorit\u00e9s simple et efficace, \u00e0 la port\u00e9e de tous.<\/p>\n
Enfin, l\u2019adoption d\u2019une organisation des espaces de travail telle que le flex office ou la mise en place du coworking favorise la coop\u00e9ration entre les membres de l\u2019\u00e9quipe, une habitude ensuite tr\u00e8s utile au moment de se r\u00e9partir les projets avant les d\u00e9parts en cong\u00e9.<\/p>\n
Sur certains dossiers, il est parfois indispensable que des collaborateurs prennent la rel\u00e8ve des absents. Afin de maintenir une bonne exp\u00e9rience pour les membres de l\u2019\u00e9quipe, une transition fluide est indispensable.<\/p>\n
Pour ce faire, il est possible d\u2019organiser une r\u00e9union de transition avec les rempla\u00e7ants afin de pr\u00e9senter :<\/p>\n
\u00b7 Les projets en cours\u2009;<\/p>\n
\u00b7 Les actions en cours\u2009;<\/p>\n
\u00b7 Les t\u00e2ches \u00e0 r\u00e9aliser imp\u00e9rativement durant leur absence.<\/p>\n
Cette communication en groupe peut \u00eatre compl\u00e9t\u00e9e par des instructions \u00e9crites d\u00e9taill\u00e9es pour chaque action. Les collaborateurs doivent penser \u00e0 fournir les contacts importants \u00e0 leurs coll\u00e8gues. De cette mani\u00e8re, ceux-ci trouveront facilement les renseignements dont ils auront besoin.<\/p>\n
Enfin, fixer une r\u00e9union de suivi au moment de la reprise du travail n\u2019est pas \u00e0 n\u00e9gliger. Ce temps de discussion concernera les actions effectu\u00e9es durant les cong\u00e9s. Il permettra<\/p>\n
\u00e9galement de recueillir d\u2019\u00e9ventuels retours sur ce qui a \u00e9t\u00e9 r\u00e9alis\u00e9. Cela garantit une transition sans heurts tout en s\u2019assurant que le travail a \u00e9t\u00e9 accompli correctement.<\/p>\n
Organiser son travail consiste \u00e9galement \u00e0 toujours mettre \u00e0 jour tous les documents importants tels que :<\/p>\n
\u00b7 Les rapports d\u2019activit\u00e9\u2009;<\/p>\n
\u00b7 Les comptes-rendus de r\u00e9union\u2009;<\/p>\n
\u00b7 Les feuilles de calcul\u2009;<\/p>\n
\u00b7 Les bases de donn\u00e9es\u2009;<\/p>\n
\u00b7 Etc.<\/p>\n
Un \u00ab\u2009rapporteur\u2009\u00bb peut se porter volontaire pour tenir ces documents \u00e0 jour pendant l\u2019absence des collaborateurs. Ceux-ci pourront donc envisager leur retour plus sereinement en sachant qu\u2019il leur suffira de consulter ces comptes-rendus pour rattraper ce qu\u2019ils ont manqu\u00e9 pendant leur absence. Cette actualisation garantira, par ailleurs, une continuit\u00e9 de travail.<\/p>\n
Ce rapporteur pourra \u00eatre form\u00e9 aux sp\u00e9cificit\u00e9s des projets sur lesquels le futur vacancier travaille. Il devra \u00eatre en mesure de r\u00e9pondre aux questions de ses coll\u00e8gues en cas de besoin. Si les collaborateurs utilisent des outils de collaboration en ligne, il est important qu\u2019ils pensent \u00e0 partager l\u2019acc\u00e8s \u00e0 leurs fichiers \u00e0 leurs rempla\u00e7ants.<\/p>\n
Pourquoi organiser son travail avant son d\u00e9part\u2009? Vous l\u2019aurez compris, une bonne organisation du travail avant de partir en cong\u00e9 est essentielle. Les collaborateurs peuvent ainsi l\u00e2cher prise et se ressourcer pleinement durant leurs vacances. Cela aura forc\u00e9ment un impact sur leur productivit\u00e9 et leur sant\u00e9 mentale. Il est donc important que cette phase soit bien pr\u00e9par\u00e9e afin qu\u2019ils partent l\u2019esprit tranquille, d\u2019autant plus qu\u2019elle favorisera une exp\u00e9rience positive et agr\u00e9able pour tous au sein de l\u2019entreprise.<\/p>\n