Le cabinet de conseil McKinsey d\u00e9finit l\u2019automatisation intelligente des processus (IPA) comme \u00ab\u2009un ensemble \u00e9mergent de nouvelles technologies qui allient la refonte fondamentale des processus \u00e0 l\u2019automatisation des processus robotiques et \u00e0 l\u2019apprentissage automatique. Il s\u2019agit d\u2019un ensemble d\u2019am\u00e9liorations des processus d\u2019entreprise et d\u2019outils de nouvelle g\u00e9n\u00e9ration qui aident les travailleurs du savoir en supprimant les t\u00e2ches r\u00e9p\u00e9titives, reproductibles et routini\u00e8res. Elle peut aussi am\u00e9liorer radicalement le parcours client en simplifiant les interactions et en acc\u00e9l\u00e9rant les processus.\u2009\u00bb<\/p>\n
L\u2019automatisation intelligente des processus, aussi appel\u00e9e automatisation cognitive, s\u2019appuie sur les technologies d\u2019automatisation des processus robotiques (Robotic Process Automation) et sur les diverses branches de l\u2019Intelligence Artificielle ou IA (Machine Learning, Deep Learning, analyse avanc\u00e9e, traitement du langage naturel, etc.).<\/p>\n
La combinaison de ces technologies majeures permet de cr\u00e9er des syst\u00e8mes autonomes capables d\u2019analyser les donn\u00e9es, de prendre des d\u00e9cisions et d\u2019interagir avec leur environnement. Ils peuvent \u00eatre appliqu\u00e9s \u00e0 tous les niveaux de l\u2019organisation, de la gestion des stocks \u00e0 la relation client.<\/p>\n
Il s\u2019agit donc d\u2019automatiser des t\u00e2ches non habituelles qui requi\u00e8rent un certain degr\u00e9 de r\u00e9flexion. L\u2019automatisation intelligente peut intervenir sur un large panel de processus en entreprise :<\/p>\n
\u00b7 L\u2019agr\u00e9gation et\/ou la ressaisie de donn\u00e9es\u2009;<\/p>\n
\u00b7 La gestion des flux de donn\u00e9es en suivant des r\u00e8gles analytiques\u2009;<\/p>\n
\u00b7 La cr\u00e9ation et l\u2019envoi de communication\u2009;<\/p>\n
\u00b7 La mise \u00e0 jour d\u2019informations de plusieurs syst\u00e8mes\u2009;<\/p>\n
\u00b7 L\u2019analyse de prestations\u2009;<\/p>\n
\u00b7 Etc.<\/p>\n
Alors que l\u2019automatisation des processus robotiques fait d\u00e9j\u00e0 partie int\u00e9grante de la transformation digitale des entreprises, l\u2019automatisation intelligente n\u2019en est encore qu\u2019\u00e0 ses balbutiements. Pourtant, cette technologie permet d\u2019allier le meilleur des deux mondes, la RPA et l\u2019IA, autrement dit l\u2019action et la r\u00e9flexion, et ainsi d\u2019aller encore plus loin pour accro\u00eetre l\u2019efficacit\u00e9 et la performance de toute l\u2019entreprise.<\/p>\n
Par d\u00e9finition, la robotisation automatis\u00e9e des processus (RPA) consiste \u00e0 utiliser des robots pour automatiser et optimiser les t\u00e2ches r\u00e9p\u00e9titives et chronophages, dites \u00ab\u2009de routine\u2009\u00bb, effectu\u00e9es sur des logiciels informatiques. Ces outils ont besoin de donn\u00e9es structur\u00e9es et de r\u00e8gles standardis\u00e9es, mais ne peuvent pas traiter les exceptions.<\/p>\n
Les solutions d\u2019automatisation intelligente peuvent, quant \u00e0 elles, traiter des donn\u00e9es semi-structur\u00e9es (bons de commande, facture, etc.), mais aussi non structur\u00e9es (messages vocaux, e-mails, etc.) tout en apprenant de l\u2019observation des \u00eatres humains. En ce sens, une solution d\u2019automatisation intelligente peut non seulement imiter les t\u00e2ches r\u00e9alis\u00e9es par les humains, mais surtout apprendre \u00e0 les accomplir encore mieux.<\/p>\n
Cela permet d\u2019automatiser et d\u2019am\u00e9liorer des processus plus complexes, voire des t\u00e2ches exceptionnelles qui demandent de l\u2019intuition, du discernement ou encore de la cr\u00e9ativit\u00e9. Certains robots logiciels peuvent \u00eatre int\u00e9gralement pilot\u00e9s par l\u2019auto-apprentissage et mener des analyses pr\u00e9dictives avanc\u00e9es ou int\u00e9grer des fonctionnalit\u00e9s de prise de d\u00e9cision, par exemple.<\/p>\n
Pour bien comprendre le r\u00f4le de l\u2019automatisation intelligente des processus, il est possible d\u2019imaginer plusieurs cas de figure qui se concr\u00e9tisent au sein des directions des achats.<\/p>\n
Un chatbot qui se fonde sur les technologies de ChatGPT de la soci\u00e9t\u00e9 Open AI, par exemple, peut, en plus de suivre un processus d\u00e9fini, analyser le sens des questions et\/ou attribuer un sentiment chez son interlocuteur (satisfaction, col\u00e8re, etc.) pour apporter une r\u00e9ponse encore plus pertinente et transf\u00e9rer les cas particuliers \u00e0 un humain. Un tel outil peut s\u2019av\u00e9rer utile pour r\u00e9pondre aux fournisseurs quant \u00e0 l\u2019\u00e9tat de paiement des factures ou pour apporter des pr\u00e9cisions concernant des demandes d\u2019information, de devis ou de tarifs (RFI1, RFQ2 ou RFP3).<\/p>\n
Un robot peut classer des documents entrants selon un processus d\u00e9fini, mais aussi observer le comportement humain et en d\u00e9duire d\u2019autres r\u00e8gles sp\u00e9cifiques. Par exemple, les fichiers envoy\u00e9s par certains interlocuteurs sont automatiquement rang\u00e9s sur un serveur partag\u00e9 et certains \u00e9l\u00e9ments (RIB, bons de commande\u2026) sont isol\u00e9s et trait\u00e9s distinctement au sein d\u2019un m\u00eame document.<\/p>\n
L\u2019IPA peut aider les acheteurs sur la gestion des remises de fin d\u2019ann\u00e9e (RFA) aupr\u00e8s de leurs fournisseurs. La solution d\u2019automatisation intelligente peut analyser les d\u00e9penses, identifier les fournisseurs avec lesquels s\u2019applique cette remise, faire la r\u00e9clamation et suivre<\/p>\n
le traitement. Cela repr\u00e9sente un gain de temps consid\u00e9rable, \u00e9quivalent \u00e0 plusieurs heures par fournisseur.<\/p>\n
Les solutions d\u2019automatisation intelligente peuvent \u00e9galement s\u2019int\u00e9grer dans le cadre de la surveillance pr\u00e9dictive des risques fournisseurs. Elles peuvent identifier les premiers signaux d\u2019alerte et actionner les mesures appropri\u00e9es au sein de l\u2019entreprise de mani\u00e8re proactive.<\/p>\n
Ces exemples peuvent \u00e9galement s\u2019\u00e9tendre au traitement des factures, \u00e0 la contractualisation, \u00e0 la n\u00e9gociation, aux appels d\u2019offres, \u00e0 la gestion des fournisseurs, etc. Le champ des possibles est extr\u00eamement large et les avantages sont nombreux en entreprise.<\/p>\n
Dans un premier temps, l\u2019automatisation intelligente des processus repr\u00e9sente un formidable levier d\u2019\u00e9conomies. En plus de fonctionner 24 h\/24 et 7 j\/7, ces solutions permettent de g\u00e9rer des t\u00e2ches avec pr\u00e9cision et efficacit\u00e9. Les entreprises r\u00e9duisent ainsi les co\u00fbts de main-d\u2019\u0153uvre, boostent leur productivit\u00e9, r\u00e9duisent les erreurs humaines et acc\u00e9l\u00e8rent les processus.<\/p>\n
McKinsey rapporte que de nombreuses entreprises, tous secteurs d\u2019activit\u00e9 confondus, ayant exp\u00e9riment\u00e9 une solution d\u2019automatisation intelligente ont obtenu des r\u00e9sultats impressionnants :<\/p>\n
\u00b7 Automatisation de 50 \u00e0 70 % des t\u00e2ches\u2009;<\/p>\n
\u00b7 Gains d\u2019efficacit\u00e9 de 20 \u00e0 35 % sur les co\u00fbts d\u2019exploitation annuels\u2009;<\/p>\n
\u00b7 R\u00e9duction du temps de traitement de 50 \u00e0 60 %\u2009;<\/p>\n
\u00b7 Retour sur investissement qui atteint souvent trois chiffres.<\/p>\n
Cette technologie d\u00e9leste \u00e9galement les \u00e9quipes des t\u00e2ches r\u00e9p\u00e9titives et \u00e0 moindre valeur ajout\u00e9e. Elles peuvent d\u00e8s lors se concentrer sur des missions plus int\u00e9ressantes, qui n\u00e9cessitent une v\u00e9ritable r\u00e9flexion et\/ou une certaine dose de cr\u00e9ativit\u00e9, comme la gestion des relations fournisseurs, l\u2019accompagnement des clients internes, la construction de la strat\u00e9gie d\u2019entreprise, la transformation num\u00e9rique, etc. Cela contribue \u00e0 am\u00e9liorer leur travail quotidien et \u00e0 favoriser leur \u00e9panouissement en entreprise.<\/p>\n
Finalement, l\u2019automatisation intelligente des processus accompagne les acheteurs dans la r\u00e9alisation de certaines t\u00e2ches sp\u00e9cifiques et dans l\u2019am\u00e9lioration des m\u00e9thodes de travail, avec une r\u00e9elle valeur ajout\u00e9e. C\u2019est une ressource pr\u00e9cieuse pour les entreprises qui leur permettra, \u00e0 terme, d\u2019acc\u00e9l\u00e9rer leur transformation digitale et ainsi de gagner en comp\u00e9titivit\u00e9 et en agilit\u00e9.<\/p>\n