Les principales règles pour protéger les archives du feu

Manutan a rassemblé pour vous les principales règles destinées à stocker les documents (papier) dans vos archives en les protégeant du risque d’incendie.

Protégez vos archives du feu

 

Comment stocker vos archives (papier) à l’abri du feu ?

Inutile de vous expliquer l’importance de stocker vos documents essentiels à l’abri du feu. Perdre ces informations peut avoir des conséquences désastreuses pour votre entreprise. Comment veiller à protéger au mieux vos archives du feu ?

 

6 recommandations pour votre local d’archives et votre protection incendie

  1. Veillez à ce que l’espace dévolu aux archives soit équipé de tous les moyens permettant d’éteindre un incendie. Pensez à des extincteurs portables. Assurez-vous que ces équipements soient en bon état, bien visibles et suffisamment puissants pour la superficie de vos archives. L’endroit idéal pour des extincteurs portables est près des portes mais également le plus loin possible de la sortie.
  1. Veillez à ce que les têtes de sprinkler de vos installations automatiques soient suspendues au plafond ou dans les rayonnages. Si vous avez équipé le local d’une installation sprinkler, il est avisé d’y suspendre également des détecteurs d’eau, équipés d’un transmetteur.
  1. Dans le local des archives, il faut évidemment prévoir des détecteurs de fumée ; ils peuvent établir directement le contact avec les pompiers via une alarme incendie.
  1. Bien entendu, il est interdit de fumer dans les locaux des archives. Mais un panneau le rappelant aux collaborateurs et visiteurs n’est jamais superflu !
  1. Veillez à ce que le local des archives n’abrite aucun matériel inflammable. Il en va de même pour les matériaux, appareils et matières pouvant influencer défavorablement la température et l’humidité ou endommager les documents d’une autre manière.
  1. N’oubliez pas de placer des lances d’incendie dans ou près du local des archives !

 

8 recommandations pour aménager votre local d’archives

  1. Les dossiers d’archives doivent pouvoir être retrouvés dans un délai raisonnable. Veillez donc à les structurer de manière logique et à documenter leurs différents emplacements.
  1. L’espace où les archives se trouvent doit être protégé le mieux possible contre les risques d’incendie, d’inondation et de dégâts des eaux.
  1. Les portes d’un local des archives doivent se refermer automatiquement et s’ouvrir vers l’extérieur.
  1. Les portes doivent pouvoir résister au feu pendant au moins 120 minutes et être équipées de mortaises avec gâches et quincaillerie de sécurité anti-perçage. Le local des archives doit, de préférence, être dépourvu de fenêtres.
  1. Il est conseillé d’éviter également d’installer des câbles et des conduites dans ce local.
  1. Les rayonnages d’archives doivent être placés de manière à ce que l’air y circule suffisamment et qu’ils ne soient pas trop proches des éléments d’éclairage.
  1. Construisez des séparations étanches en béton armé ou d’un matériau semblable dont la résistance au feu est d’au moins 120 minutes. Il faut qu’elles puissent résister aussi, durant ce même laps de temps, à une charge et à une pression de l’eau maximale pouvant venir de l’intérieur et de l’extérieur du local afin de prévenir la propagation du feu.
  1. Prévoyez assez de moyens de télécommunication de bonne qualité, vous permettant d’appeler l’extérieur en cas d’urgence.

 

Contrôle de la température et de l’accès

  1. Mesurez régulièrement l’humidité et la température. Dans l’idéal, il faut que la température reste dans une fourchette de 16°C à 20°C. Mais dépasser les 25°C durant 10 jours (maximum) par an ne pose pas de problème.
  1. Il faut prendre des mesures pour prévenir l’accès non autorisé. Si de nouveaux documents y sont apportés régulièrement, il faut créer un espace de réception et de quarantaine.

Enfin, il est évidemment conseillé de créer un backup des documents papier, en en faisant par exemple des copies ou en les numérisant.

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